Produtividade | Dica n°5 – Automatização das Tarefas

Por: Andrêus Sousa – Gestão de Carreira –

O que podemos chamar de “último passo” é relacionado a uma avaliação das atividades, mas com um viés diferente dos anteriores, e que agora busca automatizar, ou facilitar a realização dessas atividades no futuro.

Uma forma de pensar nas suas atividades é a seguinte: essa atividade é um investimento de tempo, ou é um débito tempo? Talvez isso soe estranho da primeira vez, mas de maneira simples, os investimentos de tempo são atividades que você realiza e que futuramente vão te economizar tempo, enquanto que os débitos de tempo são atividades pontuais ou recorrentes que te custam tempo. Pensando em um exemplo, um investimento de tempo é produzir um resumo para estudar futuramente, pois tenho de investir tempo para produzir ele, mas depois de pronto toda vez que eu precisar estudar esse conteúdo terei acesso as informações de forma prática, sem ter de folhear por diversas anotações, livros e artigos para encontrar o que preciso, o que no longo prazo poderia custar mais tempo que a produção do resumo.

Com isso em mente, o principal objetivo é analisar as suas atividades mais recorrentes e pensar em formas de simplificar ou sistematizar o que você precisa fazer, ou produzir, para que na próxima vez isso seja mais prático, ou até mesmo totalmente automatizado. Com o mesmo intuito de economia que o nosso cérebro desenvolve os hábitos, podemos desenvolver esses padrões para economizar o nosso tempo e poder focar em atividades mais importantes e que demandam mais tempo e atenção.

E quando falamos em automatização, talvez você esteja imaginando um robô, ou uma inteligência artificial, mas não precisamos ir tão longe, um bom roteiro de passos é uma forma de automatizar uma rotina, da mesma forma que criar modelos de e-mail para responder requisições mais comuns, tudo sempre adaptado a sua realidade e atividades.

Como avaliar e automatizar suas atividades:

– Ao iniciar ou finalizar uma atividade crie o costume de questionar se você poderia criar modelos, ou padrões de funcionamento para ela;

– Avalie as atividades mais recorrentes que você possui e pense de que forma você pode automatizar, ou padronizar a realização dessas atividades;

– Avalie de tempos em tempos se existem formas mais simples ou mais eficazes de realizar as suas atividades;

– Crie rotinas, fluxos ou processos para lidar com as atividades e com as respostas necessárias às suas tarefas;

– Utilize softwares e aplicativos para automatizar rotinas e demandas recorrentes que você tem de realizar – isso pode ser feito no nível individual ou organizacional através de sistemas e ferramentas;

Depois de termos conversado sobre tantas coisas, eu espero que vocês consigam empregar essas dicas de uma forma que seja mais funcional para vocês, e que consigam ter o tão desejado aumento de Produtividade. E claro, sempre de uma forma saudável e que respeite a saúde mental de vocês.