Por: Andrêus Sousa – Gestão de Carreira –
Algumas tarefas e demandas que precisamos fazer não são simples, não se restringem a uma atividade, ou duas, e por vezes são uma sequencia de passos que podem estar identificados, ou que podem ser nebulosos para nós. Nessas circunstâncias, a falta de compreensão do que temos pela frente dificulta saber quanto tempo teremos de investir, quantas atividades podem estar incluídas na demanda, e os resultados por mais atrativos ficam distantes e difíceis de serem percebidos, e com isso a probabilidade de procrastinar tende a aumentar. Nessas situações é essencial decompor essas tarefas em etapas menores e “atividades micro”, para que elas se tornem mais realizáveis e a compreensão sobre o que você precisa fazer em questão de atividades, tempo e recursos necessários também fica mais visível.
Em relação à isso, também podemos utilizar de alguns fenômenos curiosos para poder aumentar a nossa produtividade, o primeiro é o Efeito Zeigarnick, que demonstra através de alguns achados que somos mais propensos a lembrar de tarefas que estão incompletas em comparação com tarefas que já concluímos, e o outro é o Efeito Hemingway em que pesquisas recentes tem indicado que quando percebemos que uma atividade está próxima de ser terminada e temos os próximos passos para seu término determinados, isso tende a aumentar a motivação para retornarmos a essa atividade, caso a execução da tarefa seja interrompida. E claro, retornando com a Teoria da Expectância, quando temos percepção dos resultados e recompensas para nossos esforços tendemos a ficar mais motivados.
Nesse sentido, desconstruir grandes tarefas em pequenas etapas, pode potencializar em muito a nossa motivação para cumprir a tarefa e ir alcançando os pequenos resultados, quanto o resultado final da tarefa.
Como aplicar a desconstrução de tarefas:
– Ao identificar tarefas mais complexas e extensas decompor ela em pequenas atividades e processos mais compreensíveis e realizáveis, descrevendo as atividades que precisam ser realizadas para concluí-la;
– Crie um registro das atividades micro e da evolução da tarefa, para que você possa acompanhar o que foi realizado, e o que ainda precisa ser feito para finalizar a tarefa;
– Ao iniciar uma atividade defina quais são os próximos passos e processos necessários para o seu término;
– Ao finalizar uma sessão de trabalho, pense em formas de facilitar o início da próxima sessão, ou da próxima atividade da lista, para facilitar o seu retorno e o engajamento com a atividade;
– Crie prazos para o término das atividades micro, pensando no prazo de final de entrega da atividade completa, assim evitando riscos e atrasos, além de monitorar esse avanço constantemente caso ajustes sejam necessários;
– Utilize as dicas de Administração das Tarefas com as atividades de projetos mais complexos, pensando em priorização, criação de recompensas, agendamento das atividades, criação de prazos, entre outros;
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